Optimización de la Oficina de Proyectos
La Universidad EAFIT, reconocida por su excelencia académica y su enfoque en la innovación, identificó la necesidad de fortalecer su Oficina de Proyectos con el objetivo de mejorar la planificación, el seguimiento y la gestión de proyectos institucionales. Para ello, buscaban optimizar el uso de Microsoft Project Professional, asegurando que su equipo pudiera gestionar escenarios críticos, mejorar la coordinación entre áreas y optimizar la toma de decisiones estratégicas.
En este contexto, Sistemas Expertos S.A.S. fue seleccionado como el socio estratégico para proporcionar acompañamiento técnico y asesoría especializada en la adopción y aplicación de esta herramienta.
Para alcanzar los objetivos planteados, Sistemas Expertos S.A.S. diseñó un plan de trabajo integral basado en la transferencia de conocimiento y la optimización de procesos dentro de la Oficina de Proyectos. Las acciones clave incluyeron:
- Capacitación y asesoramiento técnico: Se llevaron a cabo sesiones especializadas para potenciar el uso de Microsoft Project Professional, asegurando que cada integrante del equipo pudiera aplicar la herramienta de manera efectiva en sus proyectos.
- Sesiones de seguimiento y control: Se implementaron reuniones periódicas con los equipos de trabajo para evaluar el estado de los proyectos, identificar posibles desviaciones y mejorar la planificación.
- Gestión de escenarios clave: Se brindó apoyo en la identificación de riesgos, implementación de controles de cambio y creación de líneas base, aspectos fundamentales para garantizar la trazabilidad y éxito de los proyectos.
- Documentación estructurada: Se establecieron mecanismos para una gestión documental eficiente, facilitando la toma de decisiones basada en datos organizados y accesibles.
El impacto del acompañamiento brindado por Sistemas Expertos S.A.S. se reflejó en múltiples áreas clave dentro de la Oficina de Proyectos de la Universidad EAFIT:
- Mayor autonomía y confianza en el uso de Microsoft Project Professional: Los equipos adquirieron habilidades avanzadas en la herramienta, mejorando su aplicación en la gestión de proyectos.
- Mejor seguimiento y control de proyectos: Se optimizó la gestión de riesgos, cambios y líneas base, lo que permitió una ejecución más estructurada y eficiente.
- Optimización en la toma de decisiones: Gracias a la documentación organizada y a un mejor análisis de escenarios, se logró anticipar problemas y aplicar soluciones estratégicas.
- Mejor comunicación y colaboración entre equipos: La estandarización de procesos y la adopción de buenas prácticas facilitaron la interacción entre diferentes áreas, promoviendo un trabajo más alineado y coordinado.
El proceso culminó con una reunión de cierre en la que participaron representantes de Sistemas Expertos S.A.S. y la Universidad EAFIT. Durante este encuentro, la universidad destacó la utilidad del servicio y los beneficios obtenidos en la gestión de sus proyectos.
La satisfacción del cliente evidenció que el proyecto cumplió con las expectativas, dejando bases sólidas para futuras mejoras y colaboraciones. Gracias a este éxito, Sistemas Expertos S.A.S. reafirma su compromiso como un aliado estratégico en la implementación y optimización de herramientas de gestión de proyectos.
La alianza entre Sistemas Expertos S.A.S. y la Universidad EAFIT permitió potenciar la gestión de proyectos de la institución mediante el uso avanzado de Microsoft Project Professional. Este caso de éxito demuestra el impacto de un acompañamiento técnico especializado, asegurando que las organizaciones maximicen sus herramientas y recursos para una gestión más eficiente y estratégica.
¿Tu empresa busca optimizar la gestión de proyectos? Contáctanos en Sistemas Expertos S.A.S. y lleva tu gestión al siguiente nivel.
