Innovaciones a la medida
El sistema permite gestionar iniciativas antes de que se conviertan en proyectos, priorizando de manera más objetiva los esenciales. La automatización en la gestión de proyectos ahorra tiempo y esfuerzo, mejorando la eficiencia. Un sistema centralizado ofrece mayor visibilidad y control en tiempo real, facilitando decisiones informadas y detección de problemas. La automatización ayuda a cumplir plazos y fechas, reduciendo retrasos y optimizando la planificación. Plataformas como SharePoint y flujos de trabajo mejoran la colaboración y comunicación, y la integración con Microsoft Project Online permite crear proyectos detallados a partir de iniciativas convertidas, aprovechando funcionalidades avanzadas.
Con el banco de iniciativas usted podrá...
- Unificar la información
- Consolidar el portafolio de solicitudes de clientes
- Identificación fácil de posible presupuesto
- Identificar necesidades comunes en diferentes áreas de la organización
- Implementar reglas de negocio para hacer más eficiente el proceso
- Tener custodia de la información
- Tener transparencia en evaluación objetiva de solicitudes
- Tener flexibilidad de incorporar reglas de negocio y flujos de trabajo
Identificación y evaluación de riesgos: La Matriz de Gestión de Riesgos proporciona a tus clientes una estructura organizada para identificar y evaluar los riesgos asociados con sus proyectos o procesos. Esto les ayuda a comprender mejor los riesgos potenciales y su impacto en el logro de los objetivos.
Monitoreo y seguimiento continuo: Con una matriz de gestión de riesgos automatizada, tus clientes pueden realizar un seguimiento continuo de los riesgos identificados. Pueden registrar actualizaciones, cambios en el nivel de riesgo y acciones tomadas para mitigar o controlar los riesgos. Esto permite una gestión proactiva de los riesgos a lo largo del tiempo.
Flujos de aprobación y notificaciones: Puedes implementar flujos de aprobación automatizados para las acciones de mitigación de riesgos propuestas o para actualizar el estado de los riesgos. Esto garantiza que las medidas adecuadas sean revisadas y aprobadas antes de su implementación. También puedes configurar notificaciones automáticas para informar a los interesados sobre cambios en los riesgos o acciones requeridas.
Priorización y asignación de responsabilidades: La matriz de gestión de riesgos permite a tus clientes asignar responsabilidades claras a las personas o equipos encargados de gestionar los riesgos. Pueden establecer prioridades basadas en el impacto y la probabilidad de los riesgos, y asignar recursos para abordar los riesgos críticos de manera efectiva.
Generación de informes y análisis: Mediante el uso de Power bi y las capacidades de SharePoint, puedes generar informes personalizados y análisis de los riesgos registrados. Esto proporciona a tus clientes una visión clara del panorama de riesgos y les ayuda a tomar decisiones informadas basadas en datos.
Eficiencia y ahorro de tiempo: Al automatizar procesos y sistematizar tareas, se reducen las tareas manuales y repetitivas, lo que ahorra tiempo y recursos. Los usuarios pueden completar solicitudes y ejecutar flujos de trabajo de manera más rápida y eficiente, liberando tiempo para realizar otras actividades importantes.
Consistencia y estandarización: La automatización de procesos en SharePoint garantiza que los procedimientos se sigan de manera consistente. Las interfaces gráficas proporcionan una estructura clara para completar solicitudes y los flujos de trabajo se ejecutan de acuerdo con la lógica de negocio definida. Esto asegura una estandarización en la forma en que se realizan las tareas y reduce errores y malentendidos.
Seguimiento y visibilidad: Al utilizar interfaces gráficas en SharePoint, se puede realizar un seguimiento más efectivo de las solicitudes y los flujos de trabajo en curso. Los usuarios pueden ver el estado de sus solicitudes, identificar cuellos de botella y tomar medidas para acelerar los procesos. Además, los responsables de supervisar los flujos de trabajo pueden tener una visión clara de las tareas pendientes, los plazos y las métricas de rendimiento.
Integración con otras herramientas de Office 365: SharePoint se integra sin problemas con otras herramientas de Office 365, como Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) y Power BI. Esto permite una mayor automatización y la generación de informes en tiempo real. Por ejemplo, se pueden configurar notificaciones automáticas utilizando Power Automate y generar reportes y paneles de control interactivos con Power BI para analizar los datos recopilados en las listas de SharePoint.
Flexibilidad y escalabilidad: SharePoint ofrece flexibilidad para adaptar y ampliar la automatización de procesos según las necesidades cambiantes de la organización. Las interfaces gráficas se pueden personalizar y modificar fácilmente, y se pueden agregar nuevas funcionalidades y flujos de trabajo a medida que se requieran. Esto permite que la solución crezca y se adapte a medida que la organización evoluciona.
El uso de botones personalizados en Microsoft Project Web Application mejora la gestión de proyectos al permitir acceso rápido a información clave, generación automática de PDFs, eficiencia mejorada, personalización de funciones y optimización de flujos de trabajo.
SharePoint ofrece un acceso centralizado a información clave, mejorando la colaboración interna a través de herramientas como sitios de equipo y blogs. La coedición de documentos y la compartición de archivos aumentan la productividad, mientras que la personalización de la Intranet corporativa se adapta a las necesidades y la identidad visual de cada cliente. Además, la solución en la nube permite acceso remoto y flexibilidad, beneficiosos para empresas con empleados distribuidos.
La tecnología es un gran facilitador de la productividad, por lo tanto, debemos usarla a nuestro favor para comunicarle
a los interesados de los proyectos la información relevante que necesitan para tomar sus decisiones. Trabajamos para
comprender las necesidades y esfuerzos de los clientes para mantener informado a su equipo de trabajo, con herramientas dinámicas y alineadas a las últimas tecnologías.
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