La Financiera de Desarrollo Nacional (FDN), entidad mixta encargada de impulsar el desarrollo de proyectos estratégicos en Colombia, enfrentaba una problemática clave: la falta de herramientas tecnológicas para la gestión integral de su portafolio de proyectos e iniciativas internas.
Ante esta necesidad, Sistemas Expertos fue contratado para diseñar e implementar dos soluciones clave:
- Un Sistema de Gestión de Portafolio de Proyectos basado en Microsoft Project Online para mejorar la planificación, seguimiento y control de proyectos.
- Un Banco de Iniciativas basado en SharePoint Online para registrar, monitorear y promover iniciativas dentro de la organización.
Al inicio del proyecto, la FDN no contaba con ninguna plataforma estructurada para estos procesos, lo que generaba desafíos en la estandarización, control y toma de decisiones.
El principal desafío fue la integración de los procesos y políticas de tres áreas clave dentro de la FDN:
- PMO (Oficina de Gestión de Proyectos)
- TI (Tecnologías de la Información)
- Innovación
Cada una de estas áreas tenía reglas de negocio y procesos distintos, identificados durante el taller de visión del proyecto. Además, el Banco de Iniciativas debía alinearse con las necesidades específicas de cada área, garantizando su adopción y éxito.
Para lograr una implementación exitosa, el proyecto se estructuró en tres fases clave:
Toma de Requerimientos y Diseño de Soluciones
- Identificación de necesidades y expectativas de cada área.
- Desarrollo de un Sistema de Gestión de Portafolio de Proyectos en Microsoft Project Online.
- Creación de un Banco de Iniciativas en SharePoint Online, permitiendo el registro y seguimiento eficiente de nuevas propuestas.
Desarrollo y Visualización de Información Clave
- Implementación de Dashboards de Control en Microsoft Power BI para mejorar la toma de decisiones.
- Integración de información en tiempo real para seguimiento de proyectos e iniciativas.
Pruebas, Despliegue y Capacitación
- Vinculación del equipo de la FDN en pruebas integrales, asegurando la operatividad de las soluciones antes de su implementación.
- Capacitación a usuarios finales, garantizando la adopción y aprovechamiento de las nuevas herramientas.
La implementación de estas soluciones generó beneficios clave para la FDN:
- Optimización de la gestión de proyectos: El nuevo sistema permitió a la PMO realizar un control más eficiente del portafolio.
- Mejor trazabilidad de iniciativas: El Banco de Iniciativas brindó mayor visibilidad y estructura al proceso de innovación.
- Mayor alineación organizacional: Se logró la integración de tres áreas con procesos distintos dentro de una plataforma común.
- Cumplimiento de expectativas de los stakeholders: La personalización de las herramientas garantizó la satisfacción de los usuarios clave.
El proyecto se entregó con éxito, logrando que la Financiera de Desarrollo Nacional pudiera gestionar de manera más efectiva sus proyectos e iniciativas estratégicas.
El acompañamiento de Sistemas Expertos SAS posterior a la implementación permitió afianzar el conocimiento en los usuarios y garantizar el correcto funcionamiento de las soluciones.
El caso de la FDN es un claro ejemplo de cómo la tecnología, combinada con una estrategia de integración organizacional, puede transformar la gestión de proyectos e iniciativas dentro de una entidad. En Sistemas Expertos SAS, continuamos comprometidos en impulsar la eficiencia y el éxito de nuestros clientes a través de soluciones innovadoras.
Si tu empresa enfrenta desafíos en la gestión de proyectos e iniciativas estratégicas, en Sistemas Expertos SAS estamos listos para ayudarte. Nuestro equipo de especialistas en tecnología y gestión de proyectos ofrece soluciones personalizadas que optimizan la planificación, el seguimiento y la toma de decisiones en tu organización. ¡Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos transformar la gestión de tu portafolio de proyectos con herramientas innovadoras y metodologías efectivas!
