El Banco Interamericano de Desarrollo (BID), en el marco de su misión de fortalecer las capacidades institucionales en América Latina, apoyó al Ministerio de Trabajo de Colombia en la mejora de sus herramientas de gestión de proyectos. Antes de nuestra intervención, el Ministerio carecía de un software adecuado para la administración de su portafolio de proyectos. La gestión de iniciativas se realizaba con metodologías dispersas, generando dificultades en el seguimiento, control y reporte de avances.
Para afrontar este reto, Sistemas Expertos SAS fue seleccionado para diseñar e implementar un Sistema de Gestión de Portafolio de Proyectos basado en Microsoft Project Online, alineado a las necesidades del Ministerio y sus equipos de trabajo.
El proyecto se estructuró en tres frentes clave:
Implementación Tecnológica:
- Desarrollo e implementación de un Sistema de Gestión de Portafolio de Proyectos con tableros de control personalizados.
- Adaptación de Microsoft Project Online a los procesos específicos del Ministerio.
- Capacitación a los equipos de trabajo en el uso del sistema.
Estandarización y Migración de Cronogramas:
- Evaluación y normalización de los cronogramas existentes.
- Migración de los proyectos a la nueva plataforma, asegurando su alineación con las mejores prácticas de gestión de proyectos.
Gobernanza y Soporte Especializado:
- Diseño de un documento de gobernanza para estandarizar la gestión del portafolio de proyectos.
- Incorporación de un rol de “Planner and Controller”, quien acompañó a los líderes de proyectos en la planificación y seguimiento.
La implementación del sistema generó impactos positivos tangibles:
Mejora en la generación de reportes: Los tableros de control facilitaron la presentación de informes estratégicos para la toma de decisiones.
- Optimización en la gestión de proyectos: Con la migración de cronogramas a Microsoft Project Online, los equipos pudieron operar con mayor eficiencia.
- Fortalecimiento de capacidades internas: El Ministerio adquirió herramientas y conocimientos para gestionar su portafolio de proyectos de manera estructurada.
- Valor agregado con el rol de “Planner and Controller”: Este especialista fue clave en la transición del equipo hacia una cultura de gestión más efectiva.
El proyecto se entregó con éxito, cumpliendo las expectativas del Ministerio de Trabajo y el BID. El cliente destacó la calidad del soporte recibido y la transformación positiva en sus procesos de gestión de proyectos.
El caso del BID – Ministerio de Trabajo demuestra cómo la combinación de tecnología, gobernanza y capacitación puede transformar la gestión de proyectos en el sector público. En Sistemas Expertos SAS, seguimos comprometidos con brindar soluciones innovadoras que impulsen la eficiencia operativa de nuestros clientes.
