Como Líder de PMO y/o Coordinador de múltiples proyectos/programas, es posible que conozcas la teoría, pero… ¿la has aplicado?
El Standard for Portfolio Management del PMI® define la gestión de portafolio como:
“… the centralized management of one or more portfolios to achieve strategic objectives. It is the application of portfolio management principles to align the portfolio and its components with the organizational strategy. Portfolio management can also be viewed as a dynamic activity through which an organization invests its resources to achieve its strategic objectives by identifying, categorizing, monitoring, evaluating, integrating, selecting, prioritizing, optimizing, balancing, authorizing, transitioning, controlling, and terminating portfolio components”
En esta entrada del blog queremos enfocarnos en la práctica (y no tanto en la teoría); al hablar de práctica, hablamos del cómo, y al hablar del cómo, hablamos de actividades. Por esta razón vamos a concentrarnos en las actividades que se mencionan en la definición de portafolio que vimos anteriormente. Ellas son:
- Identificar
- Categorizar
- Monitorear
- Evaluar
- Integrar
- Seleccionar
- Priorizar
- Optimizar
- Balancear
- Autorizar
- Transaccionar
- Controlar
- Terminar
Estas trece actividades se aplican a los componentes del portafolio (Ej. identificar componentes del portafolio, categorizar componentes del portafolio, seleccionar componentes del portafolio).
Antes de continuar, es importante tener en cuenta que para sacar máximo provecho de esta entrada del blog, el lector debe tener conocimiento básico sobre en qué consiste la gestión de portafolio, pues algunos conceptos no serán explicados aquí.
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A continuación vamos a describir cómo llevar a cabo varias de las trece actividades mencionadas anteriormente. Revisaremos las actividades 1, 2, 4, 7, 9 y 10; y lo haremos de una manera 100% práctica y aplicada a casos/ejemplos concretos.
En esta entrada del blog revisaremos las actividades 1 y 2 (Identificar y Categorizar). Dependiendo de si te gustó esta entrada, crearemos más contenido para revisar/explicar las actividades 4, 7, 9 y 10 (Evaluar, Priorizar, Balancear y Autorizar).
Actividades (preliminares)
Las primeras actividades que vemos en el listado son: 1. Identificar, 2. Categorizar; sin embargo, antes de llevarlas a cabo hay que tener claro qué quiere lograr la empresa a nivel estratégico. Recordemos las primeras dos frases de la definición de Gestión de Portafolio:
… the centralized management of one or more portfolios to achieve strategic objectives. It is the application of portfolio management principles to align the portfolio and its components with the organizational strategy…”
Así entonces, un pilar fundamental para la gestión de portafolio es la alineación estratégica (i.e. la visión de la organización). Debemos tener clara cuál es la visión de la organización antes de empezar a Identificar y Categorizar componentes del portafolio. Llevemos este concepto al caso de ejemplo de la empresa ACME S.A (empresa ficticia):
Para tener claro qué quiere lograr, ACME S.A. basa su visión en cuatro (4) ejes: Económico, Organizacional, Riesgo y Estratégico
Dichos ejes traducen su visión en planteamientos puntuales que permitirán evaluar qué tan importante es una iniciativa/proyecto que se quiera emprender. Veámoslo en concreto:
- El eje Económico traduce la visión en los siguientes planteamientos:
- El eje Organizacional traduce la visión en los siguientes planteamientos:
- El eje Riesgo traduce la visión en los siguientes planteamientos:
- El eje Estratégico traduce la visión en los siguientes planteamientos:
De esta manera, cada eje representa una arista relevante que debe ser analizada para cada iniciativa/proyecto que se desee incorporar al portafolio. Veámoslo en un ejemplo:
En ACME, Samantha quiere proponer una iniciativa para integrar los procesos de compra con su Sistema SAP:
Esta iniciativa deberá ser analizada desde cada uno de los cuatro (4) ejes de ACME; por ejemplo, así, para el Eje Estratégico:
Explicaremos más sobre este análisis cuando estemos hablando de las actividades #4 y #7 (Evaluar y Priorizar). Por ahora, lo importante es entender que debemos tener clara cuál es la visión de la organización antes de empezar a realizar cualquier otra actividad de gestión de portafolio.
Procederemos ahora sí a realizar las actividades #1 y #2: Identificar y Categorizar.
Actividades #1 y #2: Identificar y categorizar componentes del portafolio
Continuando con nuestro ejemplo, ACME utiliza el siguiente proceso para identificar y categorizar los componentes en su(s) portafolio(s):
Veamos cómo se lleva a cabo cada paso de este proceso
Paso 1: Registrar iniciativas: actualmente, las iniciativas que ACME tiene registradas son diez:
Para cada iniciativa, la información más relevante es: Tipo, Costo estimado, Recursos necesarios, Ingresos esperados, Puntaje.
Paso 2: Evaluar iniciativas: las iniciativas se evalúan desde diferentes perspectivas. La primera de ellas es la alineación con la visión estratégica, es decir, utilizando los ejes que vimos en la sección Actividades (preliminares). Recordemos que dichos ejes son:
Tomemos por ejemplo la cuarta iniciativa que aparece registrada en el listado:
Esta iniciativa, analizada a partir de los cuatro ejes, obtiene un puntaje de 3.15 / 4 (muy buen puntaje):
Sin embargo, para ACME también es importante analizar las iniciativas desde un punto de vista financiero y de recursos:
y las mejores iniciativas serán aquellas que:
- Tengan mayor puntaje
- Tengan menor costo
- Requieran menos recursos
- Generen los mayores ingresos
Para comparar todas las iniciativas registradas, ACME elabora este diagrama de burbuja:
en donde:
- aquellas que tengan mayor puntaje aparecerán más a la derecha
- aquellas que tengan menor costo aparecerán más abajo
- aquellas que generen tendrán una burbuja más grande
Por ello, las iniciativas más atractivas para ACME son aquellas que están en el cuadrante #4 y serán las que vayan a utilizarse para crear “proyectos borrador”.
Paso 3: Crear “proyectos borrador” a partir de las iniciativas aprobadas:
Los proyectos borrador son creados como un elemento para materializar más la idea. Por ejemplo, ACME ha creado tres “proyectos borrador” a partir de tres iniciativas:
Dichos “proyectos borrador” serán utilizados para estructurar mucho más la iniciativa (Ej. crear su caso de negocio, crear un cronograma y/o presupuesto de alto nivel). Pero antes de hacer eso, ACME coloca dichos “proyectos borrador” dentro del portafolio correspondiente.
Paso 4: Añadir “proyectos borrador” al portafolio correspondiente: ACME organiza sus “proyectos borrador” en el portafolio al que corresponda:
Visto de manera jerárquica, el portafolio de ACME está estructurado de la siguiente manera:
Así entonces, en los diferentes niveles del portafolio de ACME encontraremos los componentes que pueden ser: “proyectos borrador”, proyectos, programas, sub-portafolios.
Conclusiones (hasta el momento)
De acuerdo con lo visto hasta el momento, tenemos las siguientes conclusiones:
- El Standard for Portfolio Management del PMI® provee las bases teóricas para la Gestión del Portafolio
- En ocasiones es complicado aterrizar dicha teoría, a la práctica
- Para aterrizarla, vimos un caso de ejemplo en el que aprendimos que:
- Un insumo fundamental para la gestión del portafolio es la alineación estratégica (i.e. la visión de la organización). Debemos tener clara cuál es la visión de la organización.
- Debemos aterrizar esa visión en ejes/planteamientos puntuales que permitan evaluar qué tan importante es una iniciativa/proyecto.
- Con dichos ejes/planteamientos, podemos proceder a ejecutar las dos (2) actividades de: Identificar y Categorizar componentes del portafolio.
- Para Identificar y Categorizar componentes del portafolio, debemos:
- Registrar las iniciativas
- Evaluar las iniciativas (utilizando los ejes/planteamientos mencionados previamente) y compararlas entre sí (utilizando el gráfico de burbuja que vimos previamente)
- Crear “proyectos borrador” (que posteriormente serán evaluados entre sí nuevamente, con mayor profundidad)
- Añadir esos “proyectos borrador” al portafolio correspondiente
Próximos pasos
Como mencionamos previamente en esta entrada, dependiendo de si te gustó este contenido, crearemos más contenido para revisar/explicar las actividades 4, 7, 9 y 10 (Evaluar, Priorizar, Balancear y Autorizar).
En dichas actividades de gestión de portafolio veremos cómo ACME S.A. realiza una evaluación más profunda de sus “proyectos borrador”, los prioriza y balancea (para determinar cuáles son los mejores y cómo organizará los recursos de la organización para atenderlos) y finalmente los convertirá en “proyectos reales”.
Si tienes dudas/inquietudes, no dudes en publicarlas en la sección de comentarios, o simplemente escríbenos (estamos a un par de clicks de distancia!).
¡Hasta la próxima!
