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Experiencias Transformación organizacional de proyectos

Ecopetrol es una empresa del sector de petróleo y gas, que participa en todos los eslabones de la cadena de hidrocarburos: exploración, producción, transporte, refinación y comercialización. Es la cuarta empresa petrolera más grande de Latinoamérica y una de las 14 mejores empresas petroleras del mundo.

Tiene operaciones ubicadas en el centro, sur, oriente y norte de Colombia, al igual que en el exterior. Cuenta con dos refinerías en Barrancabermeja y Cartagena. A través de su filial Cenit, especializada en transporte y logística de hidrocarburos, es dueña de tres puertos para exportación e importación de combustibles y crudos en Sucre, Bolívar y Nariño (Colombia). Ecopetrol también tiene participación en el negocio de los biocombustibles y tiene presencia en Brasil, México y Estados Unidos.


NUESTRO DESAFÍO

Ecopetrol estaba utilizando una herramienta tecnológica para gestionar sus más de 2000 proyectos, hasta el momento y con miras a triplicarse en los años venideros, que no contaba con la evolución y el soporte que necesitaba para la cantidad de información que manejan, ya que estos proyectos tenían miles de líneas de cronogramas complejos y una gran envergadura en sus procesos.

El reto era grande, ya que la integridad y calidad de la data migrada debía ser fiel a la realidad, pues por los proyectos y presupuestos que manejan además del impacto que tienen a nivel país, son foco de auditorías y revisiones muy minuciosas por parte de entes gubernamentales. Por lo anterior, no se puede correr el riesgo de que un dato cambie o se modifique de una plataforma a otra, sin la debida explicación/justificación.


NUESTRA SOLUCIÓN

En un trabajo conjunto, se definió que la mejor solución para la empresa era migrar toda su información a Project Online. Con un gran equipo multidisciplinar, Sistemas Expertos atendió todas las etapas del proceso como la migración de la información a la nueva herramienta tecnológica con expertos certificados en Microsoft Project, en las que se realizaron pruebas, mesas de apoyo y validaciones; verificación minuciosa de la información con quality assurance para garantizar la fidelidad de la data.

Queríamos llevar la solución a otro nivel y se construye un desarrollo personalizado y a la medida de las necesidades de la organización para mejorar la visualización de la información en la alta dirección. De forma transversal, frente al impacto de las mejoras que estábamos haciendo y las preocupaciones que había en la empresa, se realizó gestión de los interesados de una forma colaborativa con los líderes del proyecto en Ecopetrol, ya que conocían perfectamente la cultura organizacional.

Dentro del proceso, se brinda un completo entrenamiento y desarrollo de competencias a los roles y talentos que participaron en la migración o que se integrarían, en el camino, al proyecto.

EL BENEFICIO

La fusión y el trabajo coordinado del equipo con el cliente y los aliados del proceso fueron claves para el éxito de proyecto. Los beneficios más importantes para Ecopetrol fueron:

  • Project Online junto a las adaptaciones específicas del cliente realizadas por Sistemas Expertos, le proporcionan a Ecopetrol la seguridad de que siempre estará utilizando la versión más actualizada de la solución PMIS, pues es Software as a Service.
  • Se migraron más de 2000 proyectos a la nube, lo que le proporciona a Ecopetrol todas las opciones para una gestión eficiente de los proyectos estratégicos.
  • La solución pone toda la información a disposición de los vicepresidentes, gerentes y equipo interesado desde una única fuente, de forma clara y ordenada.
  • La solución apoya la colaboración de los equipos de proyectos y la toma de decisión oportuna por medio de la generación de informes significativos y de gran valor organizacional.























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