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BIENVENIDO EL NUEVO PROJECT PARA LA WEB

En días pasados Microsoft liberó una nueva característica que entra a enriquecer la experiencia de gestionar proyectos a través de una solución PMIS (Project Management Information System) basada en Microsoft Project Online. Si bien es conocido que Project Online tiene características de manejo de portafolio, programas y proyectos, con esta característica busca ocupar el manejo de aquellos proyectos que son más operativos que estratégicos y que no requieren de todas las opciones que se pueden manejar en Project Online como:

 

  • Flujos de trabajo.
  • Sitio de proyecto (para el manejo de documentos, riesgos, incidentes, etc).
  • Indicadores de gestión de negocio.
  • Campos personalizados para agrupar, buscar o filtrar.

No, este nuevo “Project para la web” (como fue definido por Microsoft) es una solución para crear proyectos o planes de trabajo de una forma sencilla, sin configuraciones, solo actividades, duraciones, vínculos y responsables. Lógicamente tiene límites de creación como lo son:

Nota: para ver los límites de Project Online: Project online: restricciones y límites del software.

Como vemos, hay limitaciones técnicas que conllevan a evaluar si el cronograma se realiza en el nuevo “Project para la web” o si se debe gestionar ya como proyecto con características más avanzadas.

Aparte de estas limitaciones técnicas debemos mencionar las limitaciones funcionales:

  • No guarda línea base.
  • No hay forma de controlar ruta crítica.
  • El valor ganado no se puede manejar con esta opción.
  • No hay forma de manejar ningún tipo de costo.
  • No se pueden ingresar duraciones como la estimada ni la transcurrida.
  • No hay forma de ver sobreasignaciones dentro del plan de trabajo y esta carga no se refleja en los proyectos de Project Online.
  • No tiene integración con la aplicación de escritorio “Project Professional”.

 

Pero no todo son límites, hay que saber en qué momento y para qué tipos de planes se debería usar esta nueva característica. Como puntos fuertes tenemos:

 

  • La interfaz es sencilla de manejar y es muy fluida, la programación de las tareas es muy sencilla, permitiendo que la duración y los comienzos y fin se programen de forma fácil.
  • Tiene 3 modos de programación que son muy intuitivas: Modo de programación de tareas (cuadrícula): donde se pueden crear tareas y adicionar por medio de la opción “Agregar columna” otros elementos de la tarea.
  • Modo de programación de tareas (cuadrícula): donde se pueden crear tareas y adicionar por medio de la opción “Agregar columna” otros elementos de la tarea.

  • Modo de Panel: donde nos presenta las tareas creadas por medio de un tablero Kanban. Permite desplazar las tareas para establecer si están en curso o completadas.

  • Modo escala de tiempo: permite ver la programación de las tareas por medio de una escala de tiempo simulando un diagrama de Gantt. En esta opción en las barras de la escala de tiempo se pueden programar el inicio, el fin y la duración de las tareas.

 

  • En cualquier de los 3 modos de visualización se puede selecciona la tarea para ver los detalles de información

 

Debido a las nuevas funcionalidades de Project Online, Microsoft tomó la decisión de actualizar los planes de suscripción de Project Online. Las nuevas suscripciones son:

  • Project Online:
    • Funcionalidades tradicionales de PWA, Project Portfolio Management (PPM), Sitios de Proyectos con SharePoint, roles de usuario según seguridad, cartera de proyectos, riesgos, problemas, líneas base, costos y avance de tareas con aprobación.
    • El PWA tradicional que se viene manejando desde hace varios años.
    • Las funcionalidades de Home y Roadmap introducidas a inicios de año 2019 seguirán funcionando.
  • El plan “Project Online Professional” pasa a llamarse Project Plan 3.
  • El plan “Project Online Premium” pasa a llamarse Project Plan 5
  • El plan “Project Online Essentials” se mantiene, pero pasa a ser un adicional de Project Plan 3.
  • Project para la Web:
    • Nueva funcionalidad que permite gestionar proyectos más sencillos y colaborativos mediante metodologías agiles (Muy parecido a Planner de Office 365).
    • El gerente de proyecto y sus recursos pueden trabajar más colaborativamente e incluso con co-autoría de tareas.
    • Se integra perfectamente con Teams para los documentos del proyecto, chat y video llamadas.
    • No tiene estructura de riesgos, problemas, aprobación de avances nativo (personalizado si se podría realizar a través de PowerApps y Flow).

 

  • Para entender mejor la forma en que la información se guarda con esta nueva característica para gestionar proyectos Microsoft nos proporciona la siguiente imagen:

  • Ambas opciones tienen Project Home, Project Roadmap y Power BI
  • Los datos se almacenan por separado (Algo solo técnico):
    • Project Online se almacena en bases de datos de SharePoint.
    • Project en la Web se almacena en un sistema llamado Common Data Service (CDS)

 

CONCLUSIÓN

Basados en nuestra experiencia y conocimiento esta opción de “Project para la web” es una solución que permite controlar aquellos planes de trabajo que no entran en ningún tipo de portafolio, que no requiere programación detallada con todas las opciones como: costos, trabajo, duraciones, líneas base. Etc.

Con el objetivo de centralizar toda la información de proyectos, tareas y planes de las organizaciones Project para la web puede contener los trabajos de áreas que no intervienen directamente en los proyectos que alimentan a la estrategia organizacional pero que requieren visualización.

Solo esperamos que Microsoft libere actualizaciones al respecto y ver qué más puede controlar este nuevo Project para la web.


Por: Julio Cesar Barrera

Director UN. PMIS.

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